PORADNIA ALMOND » Regulamin

§1 Wprowadzenie

1.1 Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady świadczenia usług na rzecz pacjentów i klientów (dalej: „Pacjenci”) Poradni Psychologiczno-Dietetycznej ALMOND, prowadzonej przez

P. Szymczak - Iwanicka, N. Kurowska, spółka cywilna z siedzibą przy ul. Poznańskiej 3/18, 00-680 Warszawa NIP:7011270818, REGON: 542239603, adres e-mail: kontakt@almondporadnia.pl . („Poradnia”).

1.2 Poradnia świadczy pomoc psychologiczną, dietetyczną i psychodietetyczną dzieciom, młodzieży oraz osobom dorosłym, a także ich rodzicom lub prawnym opiekunom. Usługi obejmują m.in. konsultacje indywidualne, rodzinne, psychoterapię, analizę składu ciała oraz tworzenie indywidualnych planów żywieniowych.

1.3 Regulamin obowiązuje od dnia 01.08.2025 r. i dostępny jest:

- na stronie internetowej Poradni: www.almondporadnia.pl,

- w rejestracji stacjonarnej Poradni.

1.4 Korzystanie z usług Poradni – w tym zapisanie się na wizytę – oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

1.5 Poradnia zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmieniony regulamin będzie publikowany na stronie internetowej oraz dostępny w rejestracji. Zmiany nie wpływają na prawa pacjentów do usług już zarezerwowanych i opłaconych przed datą aktualizacji regulaminu.

§2 Zakres usług Poradni

2.2 Poradnia Psychologiczno-Dietetyczna ALMOND świadczy usługi w zakresie zdrowia psychicznego i dietetycznego, obejmujące m.in.:

– psychoterapię indywidualną,

– psychoterapię rodzinną,

– konsultacje psychologiczne,

– konsultacje dietetyczne i psychodietetyczne,

– analizę składu ciała,

– opracowanie indywidualnych planów żywieniowych,

– wizyty kontrolne i rodzicielskie,

– udział w warsztatach i zajęciach grupowych.

2.3 Cennik wizyt, do których można dokonać zapisu dostępny pod adresem www.almondporadnia.pl

2.4. Rezerwacji wizyt można dokonywać poprzez stronę www.almondporadnia.pl

u niektórych specjalistów za pośrednictwem systemu ZnanyLekarz

§3 Zasady zapisu na wizyty oraz płatności

3.1 Wizyty (terapeutyczne, dietetyczne, psychologiczne oraz udział w zajęciach grupowych czy warsztatach) odbywają się po wcześniejszej rezerwacji terminu za pośrednictwem strony internetowej Poradni www.almondporadnia.pl.

3.2 Rezerwacja wizyty wymaga podania imienia i nazwiska pacjenta, adresu e-mail oraz numeru telefonu kontaktowego. Dokonując rezerwacji, Pacjent wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności dostępną na stronie internetowej.

3.3 W przypadku wybranych usług (w szczególności wizyt pierwszorazowych lub online) warunkiem potwierdzenia rezerwacji może być wniesienie opłaty za pomocą linku płatniczego udostępnionego przez system ZnanyLekarz lub e-mailowo/SMS-owo przez Poradnię.

3.4 W przypadku samodzielnej rezerwacji należy opłacić wizytę w ciągu 24 godzin od dokonania rezerwacji

3.5 Potwierdzenie przez Pacjenta zapisu na wizytę (zarówno poprzez kliknięcie w link, jak i wniesienie opłaty) jest równoznaczne z zobowiązaniem do stawienia się na niej. Brak odwołania lub nieobecność 24 godziny przed terminem wizyty skutkuje obowiązkiem uiszczenia pełnej opłaty.

3.6 Spóźnienie się na wizytę skutkuje skróceniem jej czasu o długość spóźnienia, bez zmniejszenia należności.

3.7 W przypadku cyklicznych spotkań terapeutycznych lub dietetycznych, nie ma możliwości odbycia wizyty bez uprzedniej płatności za nią. Decyzję o wznowieniu terapii podejmuje Specjalista prowadzący.

3.8 W przypadku wizyt grupowych (np. terapia par, rodzinna), nieobecność któregokolwiek z uczestników nie zwalnia z obowiązku zapłaty za całą sesję. Specjalista może odmówić przeprowadzenia sesji bez pełnej obecności grupy.

§4 Zasady wizyt

4.1 W przypadku wizyt indywidualnych pierwsze trzy spotkania mają charakter konsultacyjny i służą zaplanowaniu odpowiedniego procesu terapeutycznego lub dietetycznego. W wyjątkowych sytuacjach Specjalista może podjąć decyzję o skróceniu tego etapu.

4.2 Proces terapii lub długofalowego wsparcia rozpoczyna się dopiero po zakończeniu etapu konsultacyjnego, na podstawie wspólnych ustaleń Pacjenta i Specjalisty.

4.3 W przypadku pacjentów małoletnich lub osób nieposiadających pełnej zdolności do czynności prawnych, na pierwszą wizytę zgłasza się wyłącznie opiekun prawny w celu zebrania wywiadu i omówienia potrzeb dziecka.

4.4 Poradnia zastrzega sobie prawo do odmowy kontynuowania współpracy w przypadku, gdy stan zdrowia pacjenta - w ocenie Specjalisty - zagraża jego życiu lub uniemożliwia bezpieczne i skuteczne prowadzenie procesu terapeutycznego lub dietetycznego.

4.5 Każda konsultacja może odbywać się w formie stacjonarnej (w gabinecie) lub zdalnej (online), zgodnie z ustaleniami ze Specjalistą oraz z uwzględnieniem technicznych możliwości po stronie Pacjenta.

§5 Rezerwacja wizyt i zasady korzystania z systemu ZnanyLekarz

5.1 Rezerwacja terminu u Specjalisty możliwa jest za pośrednictwem systemu ZnanyLekarz dostępnego na stronie internetowej Poradni (www.almondporadnia.pl). Umożliwia on zapis na konsultacje psychologiczne, dietetyczne, psychoterapeutyczne oraz zajęcia grupowe.

5.2 W celu rezerwacji wizyty Pacjent zobowiązany jest do podania: imienia, nazwiska (osoby odbywającej wizytę), adresu e-mail oraz numeru telefonu. Na podany adres e-mail wysyłane jest potwierdzenie wizyty, a także link do płatności online oraz przypomnienia o terminie konsultacji (mailowe – 72h i SMS – 24h przed wizytą).

5.3 Dokonanie rezerwacji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności. Dane osobowe Pacjenta przetwarzane są w celu realizacji usługi oraz kontaktu związanego z wizytą.

5.4 Płatność za konsultację odbywa się online – za pomocą linku wygenerowanego przez system ZnanyLekarz i przesłanego Pacjentowi. Opłata musi zostać dokonana nie później niż 24 godziny przed planowaną wizytą.

5.5 Rezygnacja z wizyty może być dokonana przez Pacjenta samodzielnie poprzez link „Anuluj rezerwację” dostępny w e-mailu potwierdzającym wizytę lub poprzez kontakt bezpośrednio ze Specjalistą.. Rezygnacja musi nastąpić nie później niż 24 godziny przed wizytą.

5.6 W przypadku odwołania wizyty zgodnie z terminem wskazanym powyżej, Pacjentowi przysługuje zwrot płatności lub możliwość przeniesienia wpłaty na nowy termin – według wyboru Pacjenta.

5.7 Brak informacji o nieobecności lub brak połączenia w przypadku wizyty online (np. brak logowania, brak Internetu po stronie Pacjenta) nie uprawnia do zwrotu opłaty.

5.8 W przypadku odwołania wizyty przez Specjalistę, Pacjent może wybrać nowy termin wizyty lub uzyskać pełny zwrot płatności w terminie do 14 dni roboczych.

5.9 Wizyty online odbywają się przez Google Meet lub inne narzędzie uzgodnione ze Specjalistą. Pacjent zobowiązany jest posiadać odpowiednie urządzenie i dostęp do stabilnego łącza internetowego.

§6 Zasady przekładania i odwoływania wizyt

6.1 Pacjent ma prawo do bezpłatnego odwołania lub zmiany terminu wizyty nie później niż 24 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia spotkania.

6.2 Odwołania lub zmiany można dokonać:

– samodzielnie, klikając w link „Anuluj rezerwację” w wiadomości e-mail z potwierdzeniem wizyty,

6.3 W przypadku wizyt opłaconych z góry, Pacjent ma prawo do:

a) zwrotu płatności (na ten sam kanał płatniczy), lub

b) przeniesienia płatności na inny, uzgodniony termin.

6.4 W przypadku odwołania wizyty później niż 24 godziny przed planowanym terminem lub niepojawienia się na niej bez wcześniejszej informacji, Pacjent ponosi pełną opłatę za wizytę – niezależnie od przyczyny.

6.5 Jeżeli Pacjent trzykrotnie odwoła wizytę cykliczną z rzędu lub nie będzie uczestniczył w wizytach przez okres dłuższy niż miesiąc bez uzasadnienia, Poradnia zastrzega sobie prawo do anulowania kolejnych, wcześniej zaplanowanych terminów. W przypadku wcześniejszego zgłoszenia dłuższej nieobecności – każda sytuacja rozpatrywana jest indywidualnie.

§7 Zajęcia grupowe/ warsztaty

7.1 W zajęciach grupowych uczestniczyć mogą wyłącznie zapisane osoby dorosłe i/lub zapisane dzieci. W uzasadnionych przypadkach (np. zajęcia adaptacyjne) dopuszcza się obecność jednego opiekuna, o ile prowadzący wyrazi na to zgodę.

7.2 Na zajęcia należy przybyć/ przeprowadzać wyłącznie osoby zdrowe. Objawy takie jak gorączka, kaszel, ból gardła czy katar, nawet jeśli wynikają z alergii lub ząbkowania, należy każdorazowo zgłosić prowadzącemu przed zajęciami. Prowadzący ma prawo odmówić udziału w zajęciach dziecku/ dorosłemu z objawami infekcji, kierując się bezpieczeństwem grupy.

7.3 Prowadzący zajęcia ma prawo do interwencji wychowawczej, a w szczególnych przypadkach – do wykluczenia uczestnika z bieżących zajęć, jeśli jego zachowanie znacząco zakłóca przebieg spotkania lub wpływa negatywnie na komfort innych uczestników.

7.4 Liczba miejsc w grupach jest ograniczona. Decyduje kolejność zapisów.

7.5 Zapisanie na zajęcia grupowe jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu, a także zasad danej grupy, ustalonych przez prowadzącego.

§ 8 Prawo do odstąpienia od umowy przez konsumenta

8.1 Pacjent będący konsumentem ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość (np. za pośrednictwem systemu ZnanyLekarz lub e-maila) bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, w terminie 14 dni od jej zawarcia.

8.2 Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Pacjent musi złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Oświadczenie można przesłać:

– e-mailem na adres Poradni: kontakt@almondporadnia.pl,

– pocztą na adres siedziby Poradni: ul. Poznańska 3/18, 00-680 Warszawa.

8.3 Dla zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

8.4 W przypadku skutecznego odstąpienia od umowy, Poradnia zwraca Pacjentowi uiszczoną opłatę niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia. Zwrot następuje tym samym kanałem płatniczym, chyba że Pacjent wyraźnie zażyczy sobie innej formy – niewiążącej się z dodatkowymi kosztami.

8.5 W przypadku gdy usługa (np. konsultacja) została wykonana w całości przed upływem terminu do odstąpienia – lub gdy Pacjent nie stawił się na wizytę bez odwołania – prawo do odstąpienia wygasa, zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta.

8.6 W przypadku wizyt z rezerwacją na termin krótszy niż 24 godziny od momentu zawarcia umowy, Pacjent wyraża zgodę na natychmiastowe rozpoczęcie realizacji usługi, co powoduje utratę prawa do odstąpienia od umowy po wykonaniu usługi.

§9 Reklamacje

9.1 Pacjent ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej:

– działania systemu rezerwacji (ZnanyLekarz),

– realizacji usługi (np. wizyty, płatności),

– obsługi klienta lub kontaktu z Poradnią.

9.2 Reklamacje można składać:

– drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@almondporadnia.pl,

– pisemnie, na adres siedziby Poradni: ul. Poznańska 3/18, 00-680 Warszawa.

9.3 Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać:

– dane osoby składającej reklamację (imię, nazwisko, dane kontaktowe),

– opis sprawy, której dotyczy reklamacja (np. data wizyty, typ usługi, forma zapisu),

– proponowany sposób rozwiązania.

9.4 Poradnia rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni roboczych od daty jej otrzymania. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Pacjent zostanie poinformowany drogą e-mailową lub innym ustalonym kanałem kontaktu.

9.5 W przypadku uznania reklamacji, Poradnia dokona zwrotu opłaty lub zaproponuje inny sposób rekompensaty – zgodnie z ustaleniami z Pacjentem.

§10 Kontakt ze Specjalistą i recepcją

10.1 W trosce o rzetelność procesu terapeutycznego oraz dobro Pacjenta, Specjaliści nie prowadzą indywidualnej korespondencji (w tym SMS, e-mail, komunikatory internetowe) poza godzinami umówionych spotkań.

10.2 Specjalista nie odpowiada na wiadomości poza wizytami, aby nie formułować opinii na temat Pacjenta na podstawie jednostronnych i niezweryfikowanych informacji. Kontakt merytoryczny odbywa się wyłącznie w czasie zaplanowanych konsultacji.

10.3 W przypadku dzieci i młodzieży, Opiekun jest zobowiązany poinformować Specjalistę (np. Dietetyka) o trudnościach we wdrażaniu zaleceń — najlepiej na początku wizyty lub w dniu wizyty za pośrednictwem maila lub SMS na adres ustalony ze specjalistą.

10.4 W przypadku potrzeby dodatkowego kontaktu ze Specjalistą pomiędzy wizytami, rekomendujemy skorzystanie z „konsultacji kontrolnej” lub „rodzicielskiej” (do 25 minut), dostępnej w grafiku rezerwacyjnym.

10.5 Recepcja Poradni odpowiada na wiadomości e-mail w dni robocze (poniedziałek–piątek) w godzinach 9:00–15:00. Odpowiedzi udzielane są zazwyczaj w ciągu 1–5 dni roboczych lub podczas bieżących konsultacji. W celu szybszego pilnego kontaktu, prosimy kontaktować się bezpośrednio ze specjalistą. Recepcja nie ma obowiązku odpowiadania na wiadomości ani odbierania telefonów w weekendy oraz dni ustawowo wolne od pracy.

§11 Postanowienia końcowe

11.1 Poradnia zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania nowej wersji na stronie internetowej Poradni: www.almondporadnia.pl.

11.2 Do umów zawartych przed dniem zmiany Regulaminu stosuje się postanowienia obowiązujące w chwili ich zawarcia.

11.3 Wszelkie spory wynikające z realizacji usług Poradni Strony będą w pierwszej kolejności rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia w terminie 14 dni od rozpoczęcia postępowania polubownego, sprawa może zostać skierowana do sądu powszechnego właściwego zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

11.4 Pacjent będący konsumentem ma prawo skorzystać z pozasądowych form rozwiązywania sporów, m.in. poprzez:

– złożenie wniosku do Miejskiego lub Powiatowego Rzecznika Konsumentów,

– skorzystanie z platformy ODR dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm

11.5 W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności:

– ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,

– ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

– ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.